源泉徴収票を電子化するメリット

確定申告時に源泉徴収票の添付が不要に！

令和元年4月以前は、給与明細や源泉徴収票が電子交付されても、それを従業員が印刷して使用することは電子データの改ざんに繋がる可能性があるとして、認められていませんでした。そのため、今までは確定申告時に添付する源泉徴収票は原本を提出する必要があり、電子交付の足かせになっていました。

しかし、税法改正が行われ令和2年分の確定申告から源泉徴収票の添付が不要となり、電子交付の障壁が取り除かれました。
源泉徴収票を電子化することで、事務作業の大幅な軽減やペーパーレス化によるコストダウンはもちろん、従業員側にもメリットがあります。まだ取り入れられたばかりの仕組みですが、今後は紙の源泉徴収票ではなく電子交付する企業はますます増えていくでしょう。

源泉徴収票の印刷から従業員配布までの流れ

それでは、従来の源泉徴収票の印刷から従業員へ配布までの作業が電子化により、どのくらい負担軽減できるのかを見てみましょう。

従来の紙ベースでの作業では源泉徴収票の印刷から従業員への配布まで膨大な時間がかかっていましたが電子化すれば、こうした作業は不要に。以下の図からもわかる通り、源泉徴収票の電子化によって、従業員への配付作業負担は大幅に軽減されます。

源泉徴収票を電子化するメリット

①印刷や封入にかかっていた手間とコストを大幅カット

給与明細や源泉徴収票を書面で発行する場合、封筒代や郵送料といったコストが発生します。
さらに、書類を封入・封かん・送付などの業務も手間でした。
給与明細や源泉徴収票を電子化することにより、人件費や物理的なコストの削減につながります。

②保管義務や紛失のリスクが減る

給与明細や源泉徴収票といった重要な書類を印刷すると、それを保管する義務や紛失のリスクが生じます。電子化した場合はネット上の情報漏洩などが気がかりな方もいらっしゃいますが、暗号化などセキュリティを強化する事で安全性を高める事ができます。紙で管理するよりも圧倒的に保管しやすく、紛失のリスクがないのは電子化の大きなメリットといえるでしょう。

③人的なミスが防げる

封入作業や仕分けを手作業で行う場合に起きやすい、「入れ間違い」「渡し間違え」といったヒューマンエラーもなくなります。電子化はこれらの業務にかかる手間を省けるだけではなく、人的なミスを防ぐというメリットもあります。

④従業員にとっても便利

スマホやPCからいつでも確認できるので、配付された書類を保管する手間や、再発行の依頼も不要になります。

⑤確定申告時の手続きがよりスムーズに

これまでは源泉徴収票の電子化をしていたとしても、確定申告が必要な従業員は会社側に連絡し、紙に印刷された源泉徴収票を発行してもらう必要がありました。
しかし、法改正で確定申告時に紙の源泉徴収票が不要になったことで、完全なペーパーレス運用が可能になりました。
源泉徴収票を電子交付に切り替えることで、印刷や封入といった作業の手間が一気に減るだけでなく、人的ミスも抑えられ、よりスムーズで正確な運用が実現できます。「印刷や封入作業をなくしたい」「年末のバタバタを減らしたい」そう感じている方は、今こそ電子化をはじめるチャンスかもしれません。

源泉徴収票の電子化をスムーズに。「e-navi給与明細」で業務負担を軽減

源泉徴収票を電子化するなら、専用のシステムを使うことで業務がぐっと効率的になります。「e-navi給与明細」なら、ご利用中の給与ソフトから出力した源泉徴収データ（CSVなど）をそのまま取り込むだけで、簡単に電子化が可能です。

データを取り込む際に、従業員へ公開する日時もあわせて設定できるため、取り込み作業が完了すれば、あとは自動で配信されます。従業員はパソコンやスマホから、スムーズに源泉徴収票を閲覧できます。

さらに、オプションを活用すれば

• 扶養控除等異動申告書のWEB申請
• eLTAX（国税・地方税）との連携

など、年末調整に関わる業務も一気通貫で対応可能です。

給与明細・源泉徴収票・年末調整もまとめて電子化したい方へ
＜e-navi給与明細のご紹介＞

印刷・封入・郵送など、手間のかかる給与明細や源泉徴収票の作業も、「e-navi給与明細」で電子化すれば大幅な効率化とコスト削減が実現できます。

今後さらに進むと予想される電子化の流れに備えて、業務効率化を考えている企業様は、ぜひこの機会に「e-navi給与明細」をご検討ください。