源泉徴収票を電子化するメリット

令和元年4月以前は、給与明細や源泉徴収票が電子交付されても、それを従業員が印刷して使用することは電子データの改ざんに繋がる可能性があるとして、認められていませんでした。そのため、今までは確定申告時に添付する源泉徴収票は原本を提出する必要があり、電子交付の足かせになっていました。

ですが、税法改正が行われ令和2年分の確定申告から源泉徴収票の添付が不要となり、電子交付の障壁が取り除かれました。
源泉徴収票を電子化することで、事務作業の大幅な軽減やペーパーレス化によるコストダウンはもちろん、従業員側にもメリットがあります。まだ取り入れられたばかりの仕組みですが、今後は紙の源泉徴収票ではなく電子交付する企業はますます増えていくでしょう。

それでは、従来の源泉徴収票の印刷からスタッフへ配布までの作業が電子化により、どのくらい負担軽減できるのかを見てみましょう。

源泉徴収票を電子化するメリットは、主に次の5点です。

①印刷や封入に費やしていた時間やコストを削減できる

給与明細や源泉徴収票を書面で発行する場合、封筒代や郵送料といったコストが発生します。
さらに、書類を封入・封緘・送付などの業務も手間でした。
給与明細や源泉徴収票を電子化することにより、封筒代・郵送料といったコストがゼロになるのはもちろん、それに関わる業務の手間を大幅に軽減できます。

②保管や紛失のリスクが減る

給与明細や源泉徴収票といった重要な書類を印刷すると、それを保管する義務や紛失のリスクが生じます。電子化にした場合もネット上の情報漏洩などが気がかりな方もいらっしゃいますが、暗号化などセキュリティを強化する事で安全性を高める事ができます。
紙で管理するよりも圧倒的に保管しやすく、紛失のリスクがないのは電子化の大きなメリットといえるでしょう。

③人的なミスが防げる

給与明細や源泉徴収票の印刷や封入・郵送などを行うと、人の手が加わっている以上ミスする可能性は否定できません。
電子化はこれらの業務にかかる手間を省けるだけではなく、人的なミスを防ぐというメリットもあります。

④従業員にもメリット

電子交付なら、従業員はスマートフォンやパソコンから時間や場所を選ばず源泉徴収票を閲覧できます。
また紙の場合のような紛失のリスクも無く、再発行を依頼する必要もなくなります。

⑤確定申告時の手続きがよりスムーズに

これまでは源泉徴収票の電子化をしていたとしても、確定申告が必要な従業員は会社側に連絡し、紙に印刷された源泉徴収票を発行してもらう必要がありました。
法改正され確定申告時にも紙の源泉徴収票が不要になった事で、完全にペーパーレス化する環境が整いました。

このように源泉徴収票を電子交付することで手間が一気に短縮されるだけではなく、人的ミスも抑えられ、よりスムーズかつ正確に行うことができます。
今まさに給与明細や源泉徴収票などを印刷、封入する手間を解消したいと思っている方は、ぜひこの機会に電子化を検討してみてはいかがでしょうか？

源泉徴収票を電子化する際、専用のシステムを利用すると業務が大変スムーズになります。
「e-navi給与明細」なら、ご利用中の給与ソフトで計算された源泉徴収データを取り込むことで簡単に電子化できます。
データを取り込む際に従業員に公開する日時が指定できるので、データの取り込みだけで操作が完了します。
公開日以後、従業員はパソコンやスマートフォンから簡単に源泉徴収票を確認することができます。
さらに、オプションで扶養控除等異動申告書のWEB申告やeLTAX(国税・地方税の電子申告)への連携など、年末調整に関わる業務に一気通貫で対応する事ができます。

給与明細／源泉徴収票／扶養控除等異動申告書を電子化したいなら
e-navi給与明細のご紹介

何かと手間になってしまう、給与明細や源泉徴収票の印刷や封入・郵送などの業務ですが、「e-navi給与明細」を活用して電子化することで、これらの業務を大幅に効率化する事ができます

今後はより給与明細や源泉徴収票の電子化が進むと思われるので、今まさに業務効率化を考えている方は、「e-navi給与明細」をご検討いただけると幸いです。