給与明細の電子化とは

給与明細を書面でなく電子交付する事

給与明細の電子化とは、給与明細を書面(紙)ではなく電子交付する事です。
電子交付の方法としては、以下の３つがあります。

1. ①「電子メールで交付」
2. ②「社内LAN／WANやインターネットを利用してWEB閲覧」
3. ③「電子記録媒体(FD・CD-R・MOなど)に記録して交付」

一般的には①、②が用いられます。

(参考)国税庁サイト

• 給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）制度とは

電子交付の方法は、「WEB閲覧」「メール配信」が一般的

• ■WEBで給与明細を電子化

  従業員は、PC・スマートフォンから専用のWEBサイトにログインして、給与明細を閲覧します。ログインの際には個々に割り当てられたID･パスワードを用います。

  e-navi給与明細WEBなら、最新の明細だけでなく、過去の給与明細（３年間）も閲覧できます。また電子化に伴う事前承諾もＷＥＢサイト上で行う事ができます。

  
  

• ■メール配信で給与明細を電子化

  給与明細を従業員のPC・スマートフォンにメール配信します。PDFファイル(暗号化＋パスワードロック）で送信すれば、誤送信による漏洩リスクを低減できます。

  e-navi給与明細メールなら、配信日時の事前指定ができるので、配信忘れを防げます。また過去の明細もカンタン操作でメールする事ができるので、従業員からの再送要求にも対応できます。

  
  

給与明細発行に関わる業務を大幅に省力化！

給与明細書の印刷・封入・封かん作業が不要となります。
配布の手間も無くなり、間違って渡してしまうというミスも皆無になります。
給与担当者の作業時間が大幅に削減できるので、人件費の節減にも繋がります。

紙代・封筒代・郵送代などのコスト削減！

物理的なコストである紙・封筒・郵送代が削減できます。
特に給与明細を郵送されているようなケースではコスト削減効果が大きいです。

支給日に給与明細が間違いなく配布できる！

例えばe-navi給与明細なら事前に配信予約（公開予約）が出来るので、支給日当日に当事者が不在の場合でも配布する事ができます。
給与計算が完了したら、その場でシステムに設定＆予約(日付指定)して完了です。

給与明細の再発行も簡単！

何らかの理由で従業員から過去明細の再発行を依頼された場合でも、即時再発行する事ができます。WEBで閲覧するタイプなら、従業員自らがサイトにログインして過去の明細を閲覧できるので、再発行の依頼そのものが無くなる事もあります。

給与明細の紛失リスクを低減！

紙の書類の場合、何らかの理由で紛失してしまったり、配送時のミスで届かないようなケースも考えられます。このような場合、紛失の理由を追うのが難しくなります。給与明細を電子化すると、仮に誤ったメールアドレスに配信してしまった場合でも、従業員別のパスワードを設定しておけば閲覧されるリスクもありません。また配信の履歴が確認できるので、状況を把握する事も容易です。

いつどこでも給与明細を閲覧できる

手持ちのスマートフォンで、時間や場所を選ばず給与明細が閲覧できます。また過去の明細も閲覧できるので、再発行が必要な場合でも依頼する手間が不要です。

電子交付の開始前に従業員に承諾を得る必要がある

電子交付の開始にあたっては、事前に従業員に承諾を得る必要があります。承諾は書面または電子方式で行います。電子方式では、メールで配布／回収、またはＷＥＢ上で承諾してもらう方法が一般的です。

なお、令和5年度税制改正において「給与所得の源泉徴収票」及び「給与等の支払明細書」については、会社(支払者)が従業員(受給者)から電子交付の承諾を得ようとする際に「会社(支払者)が定める期限までに従業員(受給者)から承諾に係る回答がない時は承諾があったものとみなす」旨の通知をあらかじめ従業員(受給者)に行った場合、 上記期限までに従業員(受給者)からの回答がなかった際は、電子交付の承諾があったものとみなされることとなりました。
法令上、回答期限の定めはありませんが、従業員(受給者)の方の勤務状況等を考慮し、回答に必要な期間を十分に見積もる必要があります。

以下より、承諾書サンプル(Word文書ファイル)をダウンロードできます。

• 給与明細の電子交付(メール配信)の承諾書　ダウンロード(Word)
• 給与明細の電子交付(WEB閲覧)の承諾書　ダウンロード（Word）
• WEBで同意確認する場合の画面サンプル(e-naviの場合)

給与明細を確認するためにはＰＣやスマホが必要

明細を電子化した場合、明細の確認にPCやスマホが必要となります。
またガラケーをお使いの場合、端末によっては利用制限があるため、別途端末のご用意が必要な場合があります。

セキュリティ対策

ＷＥＢ閲覧やメール配信の場合、インターネットを経由する特性上から情報漏洩のリスクが伴います。
データの暗号化や従業員別のパスワードを設定するなどのセキュリティ対策はもちろん、社内からのパスワード漏洩などヒューマンエラーにも注意する必要があります。

源泉徴収票の電子交付には注意が必要

今まで確定申告する際に必ず原本の添付が必要だった源泉徴収票が、令和２年分の確定申告書から不要となりました。
確定申告の際の源泉徴収票等の添付が不要になったので、今後、源泉徴収票を電子交付する企業がますます増えていくことでしょう。

専用のサービスを利用するのが、最も「早く・安心・低コスト」です。

WEB給与明細サービス「e-navi給与明細」ならご利用中の給与ソフトで作成された給与明細を電子化でき、「メール配信」「ＷＥＢ閲覧」のどちらでも対応可能です。PC・スマートフォンでの明細閲覧に標準で対応しております。
またWEB閲覧版では、事前承諾がWEBサイト上で可能ですので、承諾書の配布の必要もありません。
その他、賞与明細・源泉徴収票の電子化、従業員への一斉メール送信機能やスマホ専用サイト対応など、様々な機能を用意しています。
従業員側の使い勝手にとことんこだわったシステムです。無償お試し版を用意しておりますので、お気軽にお試しください。