給与明細の電子化とは

給与明細の電子化の方法・メリットについて説明します。

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは?

給与明細を書面でなく電子交付する事

給与明細の電子化とは、給与明細を書面(紙)ではなく電子交付する事です。
平成19年1月1日施行の税制改正により、「給与明細/賞与明細/源泉徴収票」の電子交付が可能となりました。
電子交付の方法としては、以下の3つがあります。

  1. ①「電子メールで交付」
  2. ②「社内LAN/WANやインターネットを利用してWEB閲覧」
  3. ③「電子記録媒体(FD・CD-R・MOなど)に記録して交付」

一般的には①、②が用いられます。

電子交付の方法は、「WEB閲覧」「メール配信」が一般的

  • ■WEBで給与明細を電子化

    従業員は、PC・携帯・スマートフォンから専用のWEBサイトにログインして、給与明細を閲覧します。ログインの際には個々に割り当てられたID・パスワードを用います。

    e-navi給与明細WEBなら、最新の明細だけでなく、過去の給与明細(3年間)も閲覧できます。また電子化に伴う事前承諾もWEBサイト上で行う事ができます。

    WEB閲覧イメージ
    e-navi給与明細[WEB]での閲覧イメージ
  • ■メール配信で給与明細を電子化

    給与明細を従業員のPC・携帯・スマートフォンにメール配信します。PDFファイル(暗号化+パスワードロック)で送信すれば、誤送信による漏洩リスクを低減できます。

    e-navi給与明細メールなら、配信日時の事前指定ができるので、配信忘れを防げます。また過去の明細もカンタン操作でメールする事ができるので、従業員からの再送要求にも対応できます。

    メール配信イメージ
    e-navi給与明細[メール]での配信イメージ

電子化のメリット

■管理者側のメリット

給与明細発行に関わる業務を大幅に省力化!

給与明細書の印刷・封入・封かん作業が不要となります。
配布の手間も無くなり、間違って渡してしまうというミスも皆無になります。
給与担当者の作業時間が大幅に削減できるので、人件費の節減にも繋がります。

紙代・封筒代・郵送代などのコスト削減!

物理的なコストである紙・封筒・郵送代が削減できます。
特に給与明細を郵送されているようなケースではコスト削減効果が大きいです。

支給日に給与明細が間違いなく配布できる!

例えばe-navi給与明細なら事前に配信予約(公開予約)が出来るので、支給日当日に当事者が不在の場合でも配布する事ができます。
給与計算が完了したら、その場でシステムに設定&予約(日付指定)して完了です。

給与明細の再発行も簡単!

何らかの理由で従業員から過去明細の再発行を依頼された場合でも、即時再発行する事ができます。WEBで閲覧するタイプなら、従業員自らがサイトにログインして過去の明細を閲覧できるので、再発行の依頼そのものが無くなる事もあります。

■従業員側のメリット

給与明細の紛失リスクを低減!

紙の書類の場合、何らかの理由で紛失してしまったり、配送時のミスで届かないようなケースも考えられます。このような場合、紛失の理由を追うのが難しくなります。給与明細を電子化すると、仮に誤ったメールアドレスに配信してしまった場合でも、従業員別のパスワードを設定しておけば閲覧されるリスクもありません。また配信の履歴が確認できるので、状況を把握する事も容易です。

いつどこでも給与明細を閲覧できる

手持ちのスマートフォンや携帯電話で、時間や場所を選ばず給与明細が閲覧できます。また過去の明細も閲覧できるので、再発行が必要な場合でも依頼する手間が不要です。

電子化において対応すべきポイントと注意点

電子交付の開始前に従業員に承諾を得る必要がある

電子交付の開始にあたっては、事前に従業員に承諾を得る必要があります。承諾は書面または電子方式で行います。電子方式では、メールで配布/回収、またはWEB上で承諾してもらう方法が一般的です。
以下より、承諾書サンプル(Word文書ファイル)をダウンロードできます。

源泉徴収票の電子交付には注意が必要

電子交付を受けた「源泉徴収票」をプリントアウトして確定申告書に添付する事はできません。確定申告が必要な場合は、書面による交付を受ける必要があります。

セキュリティ対策

WEB閲覧やメール配信の場合、インターネットを経由する特性上から情報漏洩のリスクが伴います。データの暗号化や従業員別のパスワードを設定するなどのセキュリティ対策はもちろん、社内からのパスワード漏洩などヒューマンエラーにも注意する必要があります。

給与明細電子化サービスの活用

給与明細の電子化を行う際、専用のサービスを利用するのが、最も「早く・安心・低コスト」です。

WEB給与明細サービス「e-navi給与明細」ならご利用中の給与ソフトで作成された給与明細を電子化でき、「メール配信」「WEB閲覧」のどちらでも対応可能です。PC・携帯・スマートフォンでの明細閲覧に標準で対応しております。
またWEB閲覧版では、事前承諾がWEBサイト上で可能ですので、承諾書の配布の必要もありません。
その他、賞与明細・源泉徴収票の電子化、従業員への一斉メール送信機能やスマホ専用サイト対応など、様々な機能を用意しています。
従業員側の使い勝手にとことんこだわったシステムです。無償お試し版を用意しておりますので、お気軽にお試しください。