給与明細の電子化とは

給与明細の電子化の方法とメリットについて解説します。

給与明細の電子化の方法・メリットについて説明します。
平成19年1月1日施行の税制改正により、「給与明細／賞与明細／源泉徴収票」の電子交付が可能となりました。
そこで今回は、給与明細の電子化の方法とメリットについて解説します。

給与明細の電子化とは？

給与明細を「紙」で渡すのではなく、「データ」で従業員へ渡すこと

給与明細を「紙」で渡すのではなく、「データ」で従業員へ渡すことを「電子交付」といいます。電子交付の方法としては、以下の３つがあります。

①「電子メールで交付」
②「社内LAN／WANやインターネットを利用してWEB閲覧」
③「電子記録媒体(FD・CD-R・MOなど)に記録して交付」

一般的には①、②が用いられます

(参考)国税庁サイト
給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）制度とは

一般的な電子交付の方法は「WEB閲覧」と「メール配信」

■WEBで給与明細を電子化
従業員が、PCやスマホから専用のWEBサイトにログインして給与明細を閲覧する方法です。個々に割り当てられたIDとパスワードでログインします。

e-navi給与明細WEBでは、最新の明細だけでなく、過去3年分をいつでも閲覧可能。電子化に伴う従業員への事前承諾もe-navi給与明細WEBで完結できます。

■メール配信で給与明細を電子化
給与明細を、従業員のPCやスマホへメール配信する方法です。PDFファイル(暗号化＋パスワードロック）で送信すれば、誤送信による漏洩リスクを低減できます。

e-navi給与明細メールなら配信日時を予約設定できるから、配信忘れを防止できます。
また、また過去の明細もカンタン操作で再送できるため、従業員へのリクエストにもすぐ対応できます。

電子化のメリット

管理者側のメリット

給与明細の発行業務がぐっとラクに！

給与明細書の印刷・封入・封かん作業が不要となります。紙配布そのものが無くなるため、間違って渡してしまうというミスも皆無になります。給与担当者の作業時間を大幅に削減でき、人件費の節減にも繋がります。

紙代・封筒代・郵送代などのコスト削減！

紙・封筒・郵送にかかる物理的なコストを削減。特に郵送対応をしている場合は、大きなコスト削減効果が期待できます。

支給日に合わせて、確実に配布できる！

例えばe-navi給与明細なら、あらかじめ公開日時を予約しておけば、担当者が当日不在でも自動で配信されます。 給与計算が終わったら、日付を設定して完了です。

給与明細の再発行もかんたん！

何らかの理由で従業員から過去明細の再発行を依頼された場合でも、即時再発行する事ができます。WEBで閲覧するタイプなら、従業員自らがサイトにログインして過去の明細を閲覧できるので、再発行の依頼そのものが減る効果もあります。

従業員側のメリット

給与明細の紛失リスクを低減！

紙の書類の場合、何らかの理由で紛失してしまったり、配送時のミスで届かないようなケースも考えられます。このような場合、紛失の理由を追うのが難しくなります。給与明細を電子化すると、仮に誤ったメールアドレスに配信してしまっても、従業員別のパスワードを設定しておけば閲覧されるリスクもありません。また配信履歴を確認できるので、状況を把握する事ができます。

いつどこでも給与明細を閲覧できる

スマホやPCから、時間や場所を選ばずに給与明細を確認できます。過去の明細も見られるため、再発行を依頼する手間も不要になります。

電子化のデメリット

電子交付には事前の従業員への「同意取得」が必要

電子化を始める前に、従業員から「電子交付で明細を受け取ることに同意します」という承諾をもらう必要があります。同意の取り方は以下のような方法があります。

・書面で回答してもらう
・メールで回答してもらう
・WEB上でボタンやチェックで回答してもらう（e-navi給与明細はこれに対応

令和5年度税制改正により、「〇日までに同意しない場合は、同意があったとみなす」方式もOKになりました。ただし、通知は事前にしっかり行い、余裕のある回答期間を設定する必要があります。

以下より、承諾書サンプル(Word文書ファイル)をダウンロードできます

給与明細を確認するためにはＰＣやスマホが必要

明細を電子化した場合、明細の確認にPCやスマホが必要となります。
またガラケーをお使いの場合、端末によっては利用制限があるため、別途端末のご用意が必要な場合があります。

セキュリティには十分な配慮を

WEB閲覧やメール配信の場合、インターネットを使う以上、情報漏洩リスクをゼロにはできません。
データの暗号化や従業員別のパスワードを設定するなどのセキュリティ対策はもちろん、社内からのパスワード漏洩などヒューマンエラーにも注意する必要があります。

確定申告で源泉徴収票の原本添付が不要に！

電子交付を後押しする大きな制度変更

これまで確定申告の際には、源泉徴収票の紙の原本を添付する必要がありました。しかし、令和2年分からは添付不要となり、提出の手間が大きく軽減されています。
この改正により、企業側も従業員側も「紙」で源泉徴収票を扱う理由が減少。今後、源泉徴収票を電子交付する企業がますます増えていくことでしょう。

給与明細電子化サービスの活用

給与明細の電子化は、専用サービスで「早く・安心・低コスト」に。

給与明細の電子化を進めるなら、専用サービスを使うのが最もスムーズです。e-navi給与明細ならお使いの給与ソフトで作成した明細データをもとに電子化でき、「メール配信」も「WEB閲覧」も両方対応。パソコンやスマホから快適に閲覧できます。
WEB閲覧型では、従業員の同意確認もオンラインで完結。紙での承諾書回収は不要です。

また、賞与明細・源泉徴収票の電子化、従業員への一斉メール送信機能やスマホ専用サイト対応など、様々な機能を用意しています。
従業員側の使いやすさにとことんこだわった給与明細電子化サービスです。まずは30日間の無料お試しから、気軽に体験してみてください。