失敗しないWEB給与明細サービスの選び方 8つ

WEB給与明細サービスの特徴やメリット/デメリット、失敗しないサービスの選び方を解説していきます。

失敗しないWEB給与明細サービスの選び方
  • こんにちは。システム導入アドバイザーの瀬田です!
    800 社以上の実例を見てきた私が、 失敗しない WEB 給与明細サービスの選び方を徹底解説します。
    以下に解説する8つのポイントを掴めば、自社に合う最適な WEB 給与明細サービスを選定できますよ。



WEB給与明細サービスとは?

労務管理業務において紙から WEB(電子化)への移行が加速しています。
その中のひとつに挙げられるのが「WEB給与明細サービス」。
「WEB給与明細サービス」とは、今まで紙で渡されていた給与明細をWEBで作成、配布、管理するもので、クラウドサービスとして提供されるのが一般的です。
従業員側はそれぞれ異なるIDとパスワードが与えられ、パソコンやスマートフォンで専用のサイトにログインし、給与明細を閲覧という流れになります。
給与明細をWEB(電子化)にする事で給与担当者の負担が減り、業務の大幅な効率化に繋げられます。

今回は、今まさにWEB給与明細サービスの利用を検討している方に向けて、サービスの特徴やメリット/デメリット、失敗しないサービスの選び方を解説していきます。

WEB給与明細のメリット・デメリット

給与明細をWEBで配付するメリット・デメリットは一体どのようなものなのでしょうか?
企業側、従業員側それぞれの立場で表記します。

企業側 従業員側
メリット ・印刷コスト(紙代・インク代)を削減できる
・郵送コストが削減できる
・給与担当者の業務の負担が大幅に軽減でき、人的ミスも防げる
・テレワークでも給与明細書の発行ができる
・給与明細の再発行もボタン一つでできる
・ネット環境が整っていればどこでも給与明細を確認できる
・過去の給与明細もすぐに確認できる
デメリット ・サービスの導入や運用にコストがかかる
・情報漏洩の可能性が少なからずある
・従業員への同意確認が必要など事前説明が不可欠
・操作に慣れていないと、不便に感じる可能性がある

WEB給与明細サービスを選定するポイント8つ

ここからは、数あるWEB給与明細サービスから自社に合ったサービスを選ぶためのポイントを8つご紹介していきます。
導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

①現在使用している給与ソフトと連携できるか?

WEB給与明細サービスを導入する際は、現在使用している給与計算ソフトに対応しているものを選びましょう。
万が一互換性がないサービスを選ぶと余計にコストが発生してしまうので要注意。連携実績があるかどうかを事前にしっかり確認するようにしてくださいね。

②従業員が使いやすいか?

WEB給与明細は給与支払いを受ける全ての従業員が使用します。
ネットの操作に慣れていない従業員でも、直観的な操作性で直ぐに利用できるサービスであることは選定の重要なポイントです。大抵のWEB給与明細サービスにはお試し版もあるので、お試し版を活用しながら使用感を確かめてみてください。

③お試し版があるか?

WEB給与明細サービスの導入は重要な選択となります。後から「使いにくい」「機能が不満」と後悔しないためにも、お試し版を活用しましょう。お試し版があれば、現在の給与計算ソフトとの連携や操作性といった気になるポイントを事前に確認できて安心です。

④発生する料金はどれくらいか?

選定ポイントの中でも特に重要なのは「料金」です。
ほとんどのWEB給与明細サービスが利用する従業員数に応じて毎月課金するタイプとなります。
ただし、課金対象となる従業員数はサービスによってまちまちで、大きくは以下の2つになります。
a)システムに登録している従業員数で課金するタイプ
b)実際に給与明細を発行した従業員数で課金するタイプ
一般的にはb)が低コストになると思われます。a)は給与明細を発行する/しないに関わらず課金対象となる為です。
人材派遣会社のように月毎に給与支払いを行う従業員に変動がある場合は、特にb)がオススメです。

賞与明細/源泉徴収票といった給与以外の明細の料金体系についても確認が必要です。例えば以下のタイプがあります。
a)給与明細/賞与明細/源泉徴収票が全て含まれているタイプ
b)給与明細以外で必要な明細(賞与明細/源泉徴収票)を追加して利用できるタイプ
給与明細のみ利用したいという場合は、b)が低コストな場合が多いと思います。

事前に使用したい明細を考慮した上で、具体的にコストがどのくらいになるのか確認してくださいね。

⑤購入後のサポートがしっかりしているか?

購入後のサポートが充実しているWEB給与明細サービスなら、操作方法で困った時や万が一何かあった時でも安心です。
サポートデスクの有無や具体的なサポート内容を確認しましょう。リモートサポート(お客様の画面をオペレーターと共有してサポート)に対応していれば、言葉だけでは伝えにくい内容でもスムーズに解決できます。

またサービスの中には、機能の追加やバージョンアップに対応していないものもあります。
そのようなサービスを選んでしまった場合、今後別の機能が必要になった時、新しいサービスに変更するか、機能に不満を持ったまま今のサービスを使用し続けなくてはならなくなるので注意しましょう。

⑥源泉徴収票や年末調整申告書入力にも対応しているか?

会社によってWEB給与明細サービスに求める内容は異なりますが、賞与や源泉徴収票、年末調整申告書入力なども電子化したいと考えているなら、これらも電子化できる機能が備わったサービスがおすすめです。

源泉徴収票や年末調整申告書の入力は、給与明細の作成と同様に従業員の負担になりやすい業務です。現段階でこのような業務が従業員の負担になっているなら、この機会に電子化を進めて効率化を図るのも良いでしょう。

⑦同意確認がスムーズにできるか?

WEB給与明細サービスを導入するためには、従業員の同意が必要です。しかし、従業員数が多いとこの同意確認にかなりの時間を要します。このような場合は、初回のログイン時に同意確認が簡単にできるシステムを利用するのがおすすめです。
ログイン時に同意確認できれば、企業側も従業員側も負担に感じることなく、サービスをスムーズに導入、運用できます。

⑧セキュリティ対策が施されているか?

WEB上で給与明細を管理する以上、セキュリティ対策はとても重要です。
以下のような対策が施されているか、購入前に必ず確認しましょう!

・ネットワーク間の通信を暗号化し情報漏洩を防ぐ対策をしているか。例えばSSL暗号化通信。
・サービス提供側(クラウド)に保存されているデータ(個人情報)は暗号化されているか
・操作端末を制限する対策が可能か。例えばIPアドレス制限
 給与明細の発行など給与担当者側の操作端末を制限できるか。
・従業員や給与担当者がログインする際のパスワードの規定(英数字記号半角混在や最低文字数など)が設定できるか

まとめ

印刷・郵送コスト削減や業務効率改善において、たくさんのメリットがある WEB給与明細サービス。導入・運用に失敗しないためには、上記8つのポイントを確認した上で、実際にお試し版を利用してみることが大切です。

「e-navi給与明細」はご紹介した選定ポイントをすべて満たしていて、使いやすさや価格面でも非常にご好評いただいています。今まさにWEB給与明細サービスの導入を検討されている方は、「e-navi給与明細」で給与明細を電子化してみませんか?
ぜひこの機会にチェックしてみてくださいね。

給与明細/源泉徴収票/年末調整申告書を電子化したいなら
e-navi給与明細のご紹介

  • 株式会社イー・クリエーション
    カスタマー・サポート・グループ

    グループ長 瀬田 哲宏(セタ アキヒロ)

    2008年に株式会社イー・クリエーションへ入社。
    カスタマー部門に配属となりWEB給与明細/WEB勤怠管理システムの販売と導入支援に尽力。
    これまで延べ800社以上のシステム導入に携わり、現在ではカスタマー部門のグループ長として、顧客対応のみならず新製品の企画や社員のマネジメントにも関わっているオールラウンダー。
    社内のムードメーカーでもある。最近の悩みは思春期の娘との微妙な距離感。
    「お客様の声に耳を傾けること」をモットーに、自社製品を通じてお客様の業務改善に貢献できればと考えている。