失敗しないWEB給与明細サービスの選び方 ８つ

WEB給与明細サービスを選ぶときのポイント8つ

WEB給与明細サービスを導入するなら、「どれを選ぶか」がとても大切。ここでは、自社に合ったサービスを選ぶためのチェックポイントを8つにまとめました。

1 今使っている給与ソフトと連携できるか？

導入前に、現在使っている給与計算ソフトとの連携できるか確認しましょう。
連携できないと手間やコストが増える原因に。事前に連携実績があるかを確認するのが安心です。

2 従業員が使いやすいか？

操作するのは従業員全員。ITに詳しくない人でも使える直感的な操作画面であるかどうかが大切です。
多くのサービスでお試し版があるので、操作性を体験してから決めるのがおすすめです。

3 お試し版があるか？

「使ってみたら合わなかった…」を防ぐためにも、無料トライアルは必須です。
給与ソフトとの連携・操作性・画面の見やすさなどを事前にチェックしましょう。

4 コスト構成が明確か？

選定ポイントの中でも特に重要なのは「料金」です。
ほとんどのWEB給与明細サービスが利用する従業員数に応じて毎月課金する料金体系です。
ただし、課金対象となる従業員数はサービスによってまちまちで、大きくは以下の２つになります。

• a)システムに登録している従業員数で課金するタイプ
• b)実際に給与明細を発行した従業員数で課金するタイプ

一般的にはb)が低コストになると思われます。a)は給与明細を発行する／しないに関わらず課金対象となる為です。
人材派遣会社のように月毎に給与支払いを行う従業員数に変動がある場合は、b)がオススメです。

賞与明細／源泉徴収票といった給与以外の明細の料金体系についても確認が必要です。例えば以下のタイプがあります。

• a)給与明細／賞与明細／源泉徴収票が全て含まれているタイプ
• b)給与明細以外で必要な明細(賞与明細／源泉徴収票）を追加して利用できるタイプ
• 給与明細のみ利用したいという場合は、b)が良いでしょう。

給与明細のみ利用したいという場合は、b)が良いでしょう。

給与明細を発行する従業員の数やその変動、また、電子化したい明細の種類を考慮した上で、具体的にコストがどのくらいになるのか確認すると良いでしょう。

5 サポート体制がしっかりしているか？

操作で困ったときに頼れるサポート窓口の有無や対応内容も重要です。
電話やメール、リモート（画面共有）サポートは、どの料金範囲で対応可能か確認しておくと良いでしょう。
また、機能追加やバージョンアップ対応の有無もチェックをしておきましょう。

6 源泉徴収票や年末調整にも対応しているか？

給与明細だけでなく、源泉徴収票・年末調整申告書の電子化も視野に入れたい方は、対応範囲を確認しましょう。
源泉徴収票や年末調整申告書の入力は、給与明細の作成と同様に従業員の負担になりやすい業務です。現段階でこのような業務が従業員の負担になっているなら、この機会に電子化を進めて効率化を図るのも良いでしょう。

7同意確認が簡単にできるか？

給与明細の電子交付には「従業員の同意」が必要です。この同意確認を書面で取ると大変ですが、WEB給与明細の初回ログイン時に同意を取れる仕組みがあると、同意確認の負担が軽減。スムーズに運用を始めることができます。

8 今使っている給与ソフトと連携できるか？

給与情報は極めて機密性が高いため、セキュリティ対策は最重要項目です。
以下のような対策が施されているか、契約前に必ず確認しましょう！

• 通信の暗号化（SSL）がされているか
• サービス提供側(クラウド)に保存されているデータ(個人情報)は暗号化されているか
• 操作端末を制限する対策が可能か。例えばIPアドレス制限
  給与明細の発行など給与担当者側の操作端末を制限できるか
• パスワードの強度設定（英数字・記号・文字数など）ができるか