給与担当者必見！年末調整手続きを電子化するメリット

以前も、年末調整手続きの電子化自体は税務署長の承認を得れば可能でしたが、申請から運用開始までの期間は最大で2ヶ月ほどとかなり長く、「そんなに時間がかかるなら電子化は諦める」と思っていた企業が多かったのが実状でした。

ですが、2021年から税務署長の承認が不要となり、より電子化への準備が簡略化されました。電子化へのハードルが下がったことで今後はより一層電子化に乗り出す企業が増えてくることが見込まれています。

年末調整手続きの電子化は、専用のクラウドサービスを利用することで簡単に始められます。
これより、年末調整手続きの電子化のメリットや、クラウドサービス選びのポイントをお伝えします。

年末調整手続きを電子化すると、あらゆる面でメリットがあります。一体どのようなものなのか、会社側と従業員側の視点で詳しく解説していきます。

会社側のメリット

会社は年末調整手続きを行う際、
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の保険料控除申告書と控除証明書類
・給与所得者の配偶者控除等申告書

これらの書類を従業員に提出してもらう必要があります。
会社側はこれらの書類を従業員から集め、必要な枚数が揃っているかなどのチェックや、データ入力を手作業で行っていました。

社員数が少ないならこれらの業務の負担もそれほど大きくはありませんが、大人数の従業員を抱えていた場合、これら一つひとつの作業が大きな負担となります。

年末調整手続きを電子化すれば、年末調整に必要な一連の業務がすべて円滑に進みますし、手動による人的なミスも防ぎ、ペーパーレス化によるコストカットなど様々なメリットがあります。

さらに、年末調整手続きを電子化することで保管義務のある重要な書類を長期間保管しやすくなります。

年末調整手続きに必要な書類は使用後にすぐ破棄できず、翌年の1月10日から7年間保管する義務があります。
また、その7年の間に税務署から提出を求められた場合は、すぐに対応を行う必要があります。

印刷した書類を保管する場合、かなりのスペースが取られてしまいますよね？また、増えれば増えるほど管理が大変になり、税務署から提出を求められた際も必要な書類をすぐに見つけられないといったことも考えられます。

一方、電子化すれば書類の保管場所を気にする必要はなくなりますし、現在の保管スペースを別の用途に使うこともできます。
また、税務署から書類の提出を求められた際も、データ化された申告書ならスムーズに対応ができて大変便利です。

従業員側のメリット

年末調整手続きを電子化する従業員側のメリットは、書類作成の手間が少なくなることです。
年末調整手続きは、通常の業務とは異なるイレギュラーな業務です。毎年やっていることとはいえ、どういった手順で行えば良いのか思い出すのに時間がかかったり、場合によっては調べたりしなければならず、時間を要してしまうケースもあります。

また、ただでさえ年末は業務が立て込みやすくて多忙な時期。このような時期に行う業務はなるべく無駄をなくしたいですよね？年末調整手続きを電子化すれば、質問に答えていくだけの簡単操作なので、本来やるべき業務に差し支えることもありません。

また、書類は印刷するとどうしても紛失する可能性が出てきます。電子化にすればそのようなリスクもありませんし、再発行の手続きも必要ないので楽です。
このように年末調整手続きの電子化は、会社側のみならず従業員の業務円滑化、リスク回避にも一役買ってくれるのです。

毎年の年末調整の流れを見てみましょう。

①従業員による年末調整の申告
②管理者は従業員の年末調整申告の内容を確認（※不随する書類原本も確認）
③年末調整の計算を行う
④法定調書を国税および複数の地方公共団体へ提出

上記の流れすべて、または一部を電子化できるのが年末調整電子化クラウドサービスです。

例えば、①の「従業員による年末調整の申告」は、紙の申告書に書いて提出していました。
クラウドサービスを利用することで、従業員はパソコンやスマートフォンで年末調整の申告を行うことができます。
質問に答えていくだけで申告できるので、申告書に手書きする場合と違って迷うことがありません。
また従業員が入力した申告データは、給与担当者側で閲覧、および法定調書の出力ができ、各種給与ソフトへのデータ連携も可能です。

年末調整手続きの電子化に対応したクラウドサービスはいくつかあります。
ここからは、年末調整電子化クラウドサービスの選び方のポイントを解説していくので、ぜひご自身の会社に合ったサービス選びの参考にしてください。

①使いやすいかどうか

まず大事なのは使いやすさです。
サービスによって、入力するポイントが分かりやすくなっていたり、入力した内容が合っているかをチェックする機能が備わっているタイプもあります。
このような機能が付いているサービスを選べば、入力のしやすさはもちろん、人的なミスを防ぐこともできます。

また、サービスの中には控除申告書の提出状況がすぐに把握できたり、操作で分からない点をサポートしてくれるヘルプ機能が搭載されているものもあります。
購入前に特徴をチェックして、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

②料金はどのくらいか

次にチェックすべきポイントは料金です。
国税庁が提供しているソフトは無料ですが、民間メーカーが提供するサービスは1人あたりの料金が発生するので、こちらも必ず確認しましょう。

国税庁のソフトは無料で使える点が魅力ですが、使用する場合は社員それぞれのパソコンやスマートフォンにソフトをインストールしなければなりませんし、データを簡単に連携する事ができないため、結局手間が発生してしまい電子化をする前と負担はあまり変わらないかも知れません。

現状の業務をより効率化したいなら、民間メーカーのサービスがおすすめです。

民間メーカーのサービスならインストールの必要はありません。従業員はパソコンやスマートフォンのWEBブラウザで使用でき、データも簡単に連携できるので便利です。

また、民間メーカーの年額料金は従業員1人あたり年額300円～400円ほどです。低コストであらゆる機能を活用できるのは大きなメリットといえるでしょう。

現在どのサービスにしようか迷っている方は、ぜひ「e-navi給与明細／e-navi年末調整」をチェックしてみてください。
「e-navi給与明細／年末調整」は申告書の配付や回収、書類の確認、および法定帳票の出力ができるほか、給与システムとデータ連携させることが可能です。
さらにe-naviはeLTAXに対応した形式のCSVも出力できます。こちらを活用すれば、国税をはじめ複数の地方公共団体への申告手続きをよりスムーズに行えて、とても便利です。

まずは年末調整申告書を電子化したいなら
e-navi年末調整のご紹介

年末調整申告書だけでなく給与明細も電子化したいなら
e-navi給与明細のご紹介

税務署長の承認を得ずに年末調整手続きの電子化ができるようになったのは、2021年でつい最近のこと。ご紹介したように電子化のメリットはとても多く、これまで手作業で年末調整の手続きをしていた方は確実に業務効率化に繋げることができるでしょう。

年末調整の工数削減をしたいと考えている企業は、年末に備えて「e-navi給与明細／年末調整」をぜひ活用してみてくださいね。