労務担当者が実践！
住民税通知書の「電子配付」リアルレポート

毎年、各自治体から届く住民税特別徴収税額通知書の仕分け・封入・配付作業は大きな負担でした...
その上、従業員への配付タイミングもばらつきがありました。

令和6年度から住民税の特別徴収税額通知書が電子データで受け取れるようになりましたが、いざ電子化を進めようとした先に、思わぬ「落とし穴」が待っていました。というのも、電子データで受け取った場合、どのファイルがどの従業員のものなのかを特定する手がかりが「受給者番号」しかないのです。
さらに、従業員側もZIPファイルの解凍ソフトの準備や操作に戸惑うことが考えられました。Windows標準では解凍できず、別途ソフトが必要な形式だったため、この電子配付方法は現実的とは言えず、初年度は電子配付を見送りました…
「電子配付をもっと簡単にしたい」と考え、当社は2025年3月に「e-navi給与明細 ファイルオプション」をリリースしました。
そこで、今年は労務担当の私がこれを使って電子配付を試みました！

eLTAXでの特徴税通（納税義務者用）ファイルのダウンロードからe-naviで電子配付するまでの流れを簡潔にご紹介します。

• ①eLTAXから特徴税通（納税義務者用）ファイル出力

  ダウンロードした特徴税通（納税義務者用）データ選択し、「税通ファイル出力」ボタンをクリックします。

  

• ➁ファイルのコピー

  出力時に指定したフォルダには、「パスワード取得用URLファイル」と「特別徴収税額通知書（納税義務者用）」が保存されます。このうち、パスワード取得用PDFを「特別徴収税額通知書（納税義務者用）」フォルダにコピーします。

  

• ③e-navi給与明細に住民税通知書をアップロード

  次に、e-navi給与明細で住民税通知書をアップロードします。
  フォルダを指定するだけでファイルは受給者番号で紐づけされます。あとは、公開日時を指定して取り込むだけ！
  これで従業員は専用サイトから住民税通知書を閲覧できるようになります。

  
  ※操作の前に、配付対象となる従業員データ（氏名、パスワード、受給者番号など）を登録しておく必要があります。
  　弊社の場合、給与明細・源泉徴収票などの配付にもe-naviを使用していますので、登録済みの状態でした。

①作業時間が劇的に短縮された

毎年6月に発生していた「紙を確認しながら仕分けて、封筒に入れて配付する作業」がなくなったことで、作業時間が劇的に短くなりました。
電子化したことで、想像以上に時間と労力が減り、「この作業、もうやらなくていいんだ」と心からホッとしました。

②従業員全員に同じタイミングで配付できるようになった

紙で配付していた時は、郵送の手間や配付タイミングにばらつきがありましたが、電子化により、従業員全員に同じタイミングで届けられるようになりました。
労務管理者としては、今年は従業員からの住民税通知書について問い合わせがなかったことも嬉しかったです。

③従業員側の満足度も高かった

社内アンケートの結果、「紛失の心配がないので今後もこの形式が良い」という声が多く、定着の手ごたえを感じました。
当社では、従業員がスムーズ閲覧できるように専用の電子配付システムを活用したため、特別なソフト（解凍ソフトなど）を準備する必要がなく、「PCやスマホからすぐに確認できて助かった」という声が多く寄せられたのは、導入を推進した側として嬉しい結果でした。

これまでにご説明した通り、住民税特別徴収額通知書の電子化は、上手に活用できれば紙での配付に比べて大幅に手間・コストを削減できますが、従業員一人一人にファイルを添付して配付するのはとても大変な作業です。
従業員も、ZIPファイルの解凍ソフトが必要となるなど、スムーズにとはいかない課題があります。
これらの課題を解決するために、会社は事前にミスなくセキュアに電子化できる専用配信システムを準備しておくと良いでしょう。

当社では「e-navi給与明細」の住民税通知書配付サービス（ファイルオプション）を活用することで、eLTAXからダウンロードした通知データを従業員に安全かつ確実に配付することができました。

この機会に、住民税通知書の電子化をご検討されてはいかがでしょうか。

●従業員の住民税特別徴収税額通知書を電子化したいなら
e-navi給与明細のご紹介

※本記事は当社の実例をもとにした内容です。業務体制や環境によって最適な方法は異なる場合がありますので、複数の手段を比較検討のうえ導入をご判断ください。